4.6 Zulässigkeit der Buchinventur
Frage: Welche Voraussetzungen sind für eine Buchinventur zu beachten?
Antwort: Bei der Buchinventur werden Art, Menge und Wert der Vermögensgegenstände und Verbindlichkeiten anhand der Buchführung (zum Beispiel anhand von Rechnungen, sonstigen Belegen, Salden- und Bestandslisten etc.) festgestellt. Sie ist reguläres Inventurverfahren für alle nicht körperlichen Vermögensgegenstände wie immaterielle Vermögensgegenstände, Forderungen und liquide Mittel, da diese ihrer Natur nach nicht durch eine körperliche Bestandsaufnahme erfasst werden können. Das gleiche gilt für Verbindlichkeiten.
Die Buchinventur ist darüber hinaus (im Zusammenspiel mit der permanenten Inventur) ein Inventurvereinfachungsverfahren für körperlich fassbare Vermögensgegenstände, deren Bestände keinen größeren Schwankungen unterliegen, also regelmäßig nur für Gegenstände des Sachanlagevermögens. Dieses Verfahren wird durch § 35 Abs. 2 SächsKomHVO-Doppik geregelt und ist jährlich durchzuführen.
Voraussetzung für die Buchinventur bei körperlich fassbaren Vermögensgegenständen ist das Führen eines fortlaufenden Bestandsverzeichnisses (Anlagenkartei) mit folgenden Mindestangaben (vgl. IDW HFA-Stellungnahme 1/1990):
- die genaue Bezeichnung des Gegenstandes,
- der Tag der Anschaffung oder Herstellung des Gegenstandes,
- die Höhe der Anschaffungs- oder Herstellungskosten,
- die Abschreibungsmethode und die Nutzungsdauer,
- ggf. Zuschreibungen oder außerplanmäßige Abschreibungen,
- der Bilanzwert am Bilanzstichtag,
- der Tag des Abgangs.
Auch bei Anwendung des Buchinventurverfahrens ist für körperlich fassbare Vermögensgegenstände in regelmäßigen Zeitabständen ein Soll-Ist-Abgleich durch eine körperliche Bestandsaufnahme durchzuführen. Mit Änderungsverordnung vom 21.12.2011 wurde in § 35 Abs. 2 Satz 2 SächsKomHVO-Doppik verbindlich geregelt, dass für bewegliche Vermögensgegenstände die körperliche Erfassung in einem Intervall von bis zu 3 Jahren, für unbewegliche Vermögensgegenstände in einem Intervall von bis zu 5 Jahren zulässig ist.
Für Gegenstände des Vorratsvermögens ist in jedem Fall eine jährliche körperliche Bestandsaufnahme zu gewährleisten, sofern nicht andere Erleichterungsvorschriften Anwendung finden (zum Beispiel Festbewertung).
Für die Erstellung der Eröffnungsbilanz wird eine vollständige körperliche Erfassung aller körperlich fassbaren Vermögensgegenstände vorausgesetzt. Die Inventurvereinfachungsverfahren des § 35 SächsKomHVO-Doppik sowie die oben beschriebenen Maximalintervalle für die körperliche Bestandsaufnahme gelten dabei für die Inventur zur Eröffnungsbilanz analog. Dieser Systematik folgend ist eine körperliche Bestandsaufnahme der körperlich fassbaren Vermögensgegenstände für die Eröffnungsbilanz zwar unumgänglich, diese ist jedoch nicht zwingend am Stichtag der Eröffnungsbilanz vorzunehmen. Schon unter rein praktischen Gesichtspunkten wäre dies kaum realisierbar. Die körperliche Bestandsaufnahme wird in der Regel vielmehr vor dem Eröffnungsbilanzstichtag vorgenommen. Die Werte der körperlichen Bestandsaufnahme sind dann zum Stichtag zu verifizieren. Dies kann im Rahmen einer Buchinventur erfolgen, wenn die oben genannten Voraussetzungen für dieses Inventurverfahren erfüllt sind.
[überarbeitet am 14. Februar 2012]
